Pendahuluan
Dalam dunia kantor tidak akan terlepas dari kegiatan
kesekretariatan atau pekerjaan kantor yang meliputi seluruh aktivitas
menghimpun atau mengumpulkan, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan,
memelihara dan memusnahkan bahan berupa keterangan atau informasi yang berguna
bagi perusahaan. Dan biasanya yang bertugas melakukan
pekerjaan kantor atau kesekretariatan tersebut adalah sekretaris.
Sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum
(bahasa latin) yang berarti rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya
harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinannya. (Menjadi Sekretaris
Profesional dan Kantor Yang Efektif,Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2005 :
12)
Selain bertugas melakukan pekerjaan kantor sebagai
perkerjaan rutinnya, seorang skretaris juga dituntut mampu melakukan
pekerjaan-pekerjaan di luar pekerjaan rutin seperti pekerjaan yang membutuhkan
kreatifitas, misalnya menyiapkan rapat, seminar, mengatur pertemuan dan jamuan
makan, mengatur perjalanan dinas pimpinan serta pekerjaan-pekerjaan lainnya.
Seorang sekretaris juga tidak terlepas dari kegiatan
manajerial, yang meliputi perencanaan(planning), pengorganisasian (organizing),
penggerakkan (actuating), pengawasan (controlling).
Menjadi seorang sekretaris bukanlah profesi yang mudah.
Untuk menjadi seorang sekretaris dibutuhkan kemampuan yang terlatih. Jadi tidak
sembarang orang dapat menjadi seorang sekretaris, ada kriteria-kriteria
tertentu yang harus dimiliki oleh seseorang yang ingin menjadi sekretaris,
misalnya harus menempuh pendidikan minimal jenjang D3 Sekretaris, selain
pendidikan juga harus punya pengalaman dalam bidang kesekretariatan.
Pembahasan
Seperti yang telah diketahui, semua kantor pasti
membutuhkan seorang sekretaris untuk membantu mengatur kantor tersebut. Peran
seorang sekretaris dalam sebuah kantor sangat bersar, dalam mengerjakan
pekerjaan kantor maupun dalam memberikan citra yang baik pada pelanggan.
Berkaitan dengan hal tersebut, maka seorang sekretaris harus mampu menjaga
penampilan diri.
Penampilan diri yang baik akan membentuk citra yang
positif bagi pelanggan, karena seorang sekretaris dapat dikatakan icon dari
sebuah perusahaan, jadi citra sebuah perusahaan juga ditentukan oleh pelayanan
sekretarisnya. Adapun indikator penampilan diri yang baik adalah :
1.
Penampilan yang bersih meliputi kebersihan pakaian,
sepatu, dan kebersihan badan.
2.
Penampilan yang rapi dapat diukur dengan cara berpakaian
sesuai dengan tata krama kesopanan, rapi dan pantas.
3.
Penampilan (sikap dan tindakan) yang menarik. (Komunikasi
Interpersonal, Suranto AW, 2011 : 150-151)
Tugas seorang sekretaris sangat beraneka ragam. Setiap
hari tugas-tugas tersebut akan semakin bertambah dan berkembang. Jadi
seorang sekretaris harus pandai-pandai dalam membagi waktu agar semua
pekerjaannya dapat terselesaikan dengan efektif dan efisien.Adapun tugas-tugas
sekretaris dapat dikelompokkan dalam 4 kegiatan, yaitu :
1.
Tugas rutin, yakni tugas yang tidak memerlukan perintah
khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Mislanya : tugas pengurusan
surat, menermia tamu, tta kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan menerima
telepon.
2.
Tugas khusus, yaitu tugas yang memerlukan perintah atau
sesekali pimpinan mengingkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman
sekretaris untuk menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim
faximile.
3.
Tugas yang bersifat kreatif, yakni tugas yang berasal
dari inisiatif sekretaris itu sendiri. Biasanya hal-hal yang idlakukan
sekretaris adalah perkerjaan yang mendukung/ menunjang kerja pimpinan dalam
menyelesaikan tugas.
4.
Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama, dalam hal
ini meliputi :
a.
Hubungan kerjasama dengan dunia luar.
b.
Hubungan kerjasama de dalam organisasi. (Menjadi
Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Efektif,Rosidah dan Ambar Teguh
Sulistiyani, 2005 : 24-26)
Tugas sekeratirs tidak terlepas dari tugas pimpinan.
Bahkan seringkali sekretaris menjadi pengganti pimpinan. Jika pimpinan sedang
tidak ada di tempat. Maka seorang sekretaris juga perlu memiliki ketrampilan
dalam bidang manajerial yang meliputi perencanaan (planning),
pengorganisasian(organizing), penggerakkan (actuating) serta pengawasan
(controlling).
Berkaitan dengan tugas-tugas sekretaris. Ada tugas khusus
dan tugas kreatif yang biasa dilakukan oleh seorang sekretaris. Tugas tersebut
merupakan tugas di luar tugas rutin sekretaris. Tugas khusus maupun tugas
kreatif biasanya akan banyak membutuhkan ketrampilan dan kreatifitas sekretaris
dalam melaksanakannya.
Ada berbagai macam tugas khusus dan tugas kreatif seorang
sekretaris yang sering dilakukan diantaranya adalah :
1.
Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan
Seorang pimpinan perusahaan biasanya akan sering
melakukan perjalanan dinas ke luar kota bahkan ke luar negeri. Sebagai seorang
sekretaris harus mengetahui apa saja yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas
pimpinan tersebut. Adapun persiapan yang biasanya dilakukan oleh sekretaris
dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan antara lain :
a.
Persiapan transportasi, dapat menggunakan mobil kantor
atau alat transportasi lain seperti pesawat. Jika itu menggunakan pesawat,
seorang sekretaris harus melakukan pemesanan tiket pesawat jauh hari sebelum
hari keberangkatam. Selain tiket berkas-berkas seperti visa, passport dan
sebagainya juga merupakan tugas sekretaris.
b.
Persiapan penginapan. Perjalanan dinas tidak cukup hanya
sehari, jadi biasanya membutuhkan penginapan. Oleh karena itu seorang
sekretaris harus melakukan reservasi hotel yang nantinya akan digunakan
pimpinan untuk menginap.
c.
Mempersiapkan jadwal kegiatan perjalanan dinas pimpinan
dari mulai berangkat dari kantor, sampai pulang kembali ke kantor. Semua waktu
kegiatan tersebut harus diatur sehingga efektif.
d.
Mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pimpinan
selama perjalanan dinas. Seperti berkas atau dokumen yang terkait dengan
kegiatan perjalanan dinas pimpinan.
2.
Mempersiapkan Penyelenggaraan rapat
Sebagai seorang sekretaris harus mengetahui bagaimana
mempersiapkan rapat, apa saja yang dibutuhkan pada saat rapat. Adapun hal-hal
yang perlu di persiapkan pada penyelenggaraan rapat diantaranya :
a.
Tempat/ruang rapat. Sekeretaris mempersiapkan tempat
rapat yang disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan tamunya serta fasilitas
yang dapat membantu kelancaran rapat. Misalnya listrik yang cukup, temperatur
ruangan, sound system, LCD atau OHP(bila diperlukan). Apabila rpat
diselenggrakan di ruang kerja pimpinan, sekretaris mengatur agar ruangan
tersebut siap dipakai. Bila rapat diselenggarakan di tempat lain, sekretaris
harus sudah memesan lama sebelum rapat diadakan. Apabila perlu sekretaris bisa
merubah tata ruang rapat agar memberkan suasana yang berbeda dan segar.
b.
Membuat Undangan dan menentukan jumlah calon peserta
sesuai dengan pengarhan pimpina. Ushakan undangan bisa diterima oleh peserta
rapat tidak mendesak, sehingga merke bisa mempersiapkan bahan rapat.
c.
Peralatan yang mungkin dipersiapkan : white board dan
spidol, papan pengumuman, stapler, tape dan kasset kosong, map, pensil, kertas
HVS, buku catatan, asbak, komputer, dan sebagainya.
d.
Penyediaan konsumsi, jumlahnya sebanyak peserta rapat dan
petugas-petuga yang memperlancar jalannya rapat (lebih baik dilebihkan jumlah
satuan konsusmsi daripada kurang).
e.
Agenda rapat. Untuk penyusunan acara rapat sekretareis
harus berkonsultasi dengan pimpinan, sekaligus dibicarakan mengenai agenda
rapat. Dengan mengetahui agenda maka akan lebih mudah bagi sekretaris untuk
mempersiapkan dokumen yang diperlukan.
f. Mengumpulkan bahan-bahan pelengkap atau hal-hal yang
mendukung kelancarann dalam rapat : prensensi, kebersihan ruang/kamara kecil,
tempat shola, parkir dan yang lainnya.(Menjadi Sekretaris Profesional dan
Kantor Yang Efektif,Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2005 : 91-92)
3.
Mempersiapkan Janji dan Jamuan Makan
Tidak jarang seorang sekretaris ditugaskan untuk membuat
janji dengan kolega ataupun rekan bisnis. Dan seringkali pembuatan janji akan
diikuti dengan jamuan makan. Seorang sekretaris biasanya akan menemani pimpinan
jika pimpinan menghadiri pertemuan ataupun undangan janji dan jamuan makan oleh
koleganya. Pada jamuan tersebut biasanya akan membahas tentang pekerjaan
dan yang terkait dengan kantor.
Sebuah acara jamuan makan berguna untuk mempererat
hubungan antar perusahaan. Oleh karena itu seorang sekretaris harus mengetahui
bagaiman etika pada saat jamuan makan tersebut.
Selain itu sekretaris juga harus mengetahui bagaimana
mempersiapkan jamuan makan, sehingga apabila sewaktu-waktu diminta pimpinan
untuk mempersiapkan jamuan makan dapat dilakasanakan dengan baik.
Penutup
Profesi seorang sekretaris tidak boleh dianggap sebelah
mata. Karena profesi tersebut sangatlah penting bagi sebuah perusahaan.
Seringkali banyak yang menganggap profesi sekretaris adalah profesi yang mudah,
tapi kenyataanya tidak semua orang dapat melakukannya dengan baik, butuh
kemampuan yang terlatih dan terdidik untuk menjadi sekretaris yang profesional.
Tugas-tugas sekretaris yang beraneka ragam menuntut
seorang sekretaris untuk dapat bekerja efektif dan efisien. Selain dituntut
untuk memiliki kemampuan yang terlatih dan terdidik. Seorang sekretaris juga
harus kreatif, karena ada tugas-tugas sekretaris yang membutuhkan kreatifitas
dalam pelaksanaannya.
Disamping mampu dalam menjalankan tugasnya dengan efektif
dan efisien. Seorang sekretaris juga harus memperhatikan penampilan diri
(grooming). Karena penampilan diri yang baik akan membentuk citra yang positif.
Seorang sekretaris merupakan icon dari perusahaan jadi harus dapat menjaga
penampilan dirinya agar dapat meciptakan citra yang positif bagi perusahaan.
Daftar Pustaka
Sulistiyani, Ambar Teguh dan Rosidah. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor
yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media
AW, Suranto. 2011.
Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta:
Graha Ilmu
0 komentar:
Posting Komentar